Qualiopi : définition, fonctionnement et indicateurs

La certification Qualiopi est la certification qualité nationale que doit détenir tout organisme de formation souhaitant faire financer ses prestations par des fonds publics ou mutualisés. Obligatoire depuis le 1er janvier 2022, elle atteste le respect du Référentiel National Qualité, un cadre de 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Elle ne certifie pas le contenu des formations, mais la qualité et la traçabilité des processus qui les entourent. Voici ce qu’elle recouvre, comment elle s’obtient et ce que vérifie l’auditeur.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Qualiopi est une certification qualité délivrée par un organisme certificateur accrédité, qui atteste qu’un prestataire de formation respecte un référentiel qualité défini par l’État. Elle prend la forme d’une marque nationale, apposée par les organismes qui l’ont obtenue.

Depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour tout prestataire d’actions concourant au développement des compétences — organismes de formation, centres de formation d’apprentis (CFA), centres de bilans de compétences et organismes de validation des acquis de l’expérience (VAE) — qui souhaite accéder aux fonds publics ou mutualisés (source : France Compétences). Sont notamment concernés les financements des opérateurs de compétences (OPCO), du compte personnel de formation (CPF), de France Travail, des Régions, de l’État, des associations Transitions Pro et de l’Agefiph.

Sans cette certification, ces canaux de financement sont fermés. C’est ce qui rend Qualiopi incontournable pour la quasi-totalité des organismes de formation.

Sur quoi repose la certification Qualiopi ?

Sur le Référentiel National Qualité (RNQ), le document réglementaire qui fixe les exigences à démontrer. Le RNQ a été créé par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019, pris en application de la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018. Il définit 7 critères, déclinés en 32 indicateurs, que nous passons en revue dans notre guide des 32 indicateurs Qualiopi expliqués un par un.

La logique du référentiel tient en un mot : la preuve. Chaque exigence doit être démontrée par des éléments concrets, datés et cohérents avec votre pratique réelle. Un organisme certifié doit donc pouvoir retrouver, justifier et tracer ce qu’il avance, de son programme jusqu’à ses résultats.

C’est précisément là que la fiabilité des contenus entre en jeu. Produire des supports dont chaque donnée réglementaire est vérifiée sur sa source officielle et datée, c’est la logique de fiabilité sur laquelle repose Tabulio — et c’est aussi ce qui simplifie la constitution des preuves d’audit.

Quels sont les 7 critères et 32 indicateurs de Qualiopi ?

Les 7 critères couvrent l’ensemble du parcours de formation, de l’information du public à l’amélioration continue ; les 32 indicateurs précisent, pour chacun, les preuves attendues par l’auditeur. Les sept critères portent sur :

1. l’information délivrée au public sur les prestations, les délais d’accès et les résultats obtenus ;
2. l’identification précise des objectifs des prestations et l’adaptation des contenus aux publics ;
3. l’adaptation des prestations, de l’accueil, du suivi et de l’évaluation des bénéficiaires ;
4. l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mobilisés ;
5. la qualification et le développement continu des compétences des intervenants ;
6. l’inscription de l’organisme dans son environnement professionnel ;
7. le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations, dans une logique d’amélioration continue.

Tous les indicateurs ne s’appliquent pas à chaque structure. Un organisme qui réalise uniquement des actions de formation est évalué sur le tronc commun d’indicateurs ; les autres visent spécifiquement l’apprentissage, les bilans de compétences ou la VAE. Le référentiel officiel et son guide de lecture sont publiés par le ministère du Travail.

Comment se déroule la certification Qualiopi ?

La certification s’obtient au terme d’un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac, le Comité français d’accréditation. Seuls ces organismes — ou, dans certains cas, des instances de labellisation reconnues par France Compétences — peuvent délivrer la marque Qualiopi.

Le parcours type comprend un audit initial, qui débouche sur un certificat valable trois ans, puis un audit de surveillance en cours de cycle pour vérifier que la démarche est maintenue, et enfin un audit de renouvellement.

L’auditeur peut relever deux types d’écarts. Une non-conformité mineure est un écart limité, à corriger dans un délai imparti. Une non-conformité majeure est un manquement sérieux, qui peut empêcher ou suspendre la certification tant qu’il n’est pas levé. L’audit ne concerne d’ailleurs pas que la direction : l’auditeur peut interroger les formateurs comme le personnel administratif.

Comment préparer efficacement son audit Qualiopi ?

En raisonnant « preuve » dès le départ : chaque indicateur doit pouvoir être démontré par un document daté et cohérent avec votre pratique réelle. Quelques réflexes évitent bien des écarts :

• constituer un dossier de preuves organisé indicateur par indicateur ;
• dater et tenir à jour vos documents : programmes, émargements, évaluations, bilans ;
• vérifier l’exactitude des contenus, car une donnée réglementaire fausse ou périmée dans un support affaiblit la démonstration — et les hallucinations que peut produire une IA sont un piège fréquent quand on rédige vite ;
• impliquer vos formateurs, que l’auditeur peut solliciter le jour J.

L’objectif n’est pas d’accumuler des documents « au cas où », mais de rendre votre qualité lisible et traçable. C’est aussi ce qui fait gagner du temps le jour de l’audit.

Questions fréquentes